Jak wdrożyć system ERP w firmie produkcyjnej?

Wdrożenie systemu ERP w firmie produkcyjnej powinno rozpocząć się od dokładnego odwzorowania procesu produkcji - od zapotrzebowania i zakupu materiałów, przez magazyn i planowanie, aż po realizację zlecenia, kontrolę kosztów oraz wydanie gotowego produktu. Dopiero na tej podstawie można określić, jakie funkcje ERP są rzeczywiście potrzebne i jak system powinien zostać skonfigurowany. W przedsiębiorstwie produkcyjnym wdrożenie jest szczególnie wymagające, ponieważ system musi połączyć dane z kilku zależnych od siebie obszarów. Błąd w stanach magazynowych może wpłynąć na plan produkcji, nieaktualna technologia - na zapotrzebowanie materiałowe, a niewłaściwe raportowanie operacji - na rzeczywisty koszt produktu. Dlatego wdrożenie ERP w firmie produkcyjnej nie powinno zaczynać się od konfiguracji programu. Najpierw trzeba uporządkować procesy, dane i odpowiedzialności.

Po co system ERP w firmie produkcyjnej?

W produkcji jedna decyzja często wpływa na kilka kolejnych procesów. Przyjęcie zamówienia od klienta może oznaczać konieczność sprawdzenia:

• dostępności gotowych produktów,
• stanów surowców i komponentów,
• aktualnego planu produkcji,
• dostępności maszyn lub stanowisk,
• terminów dostaw materiałów,
• czasu potrzebnego na realizację,
• kosztu wykonania produktu.

Jeżeli informacje znajdują się w różnych programach i arkuszach, ustalenie aktualnej sytuacji wymaga ręcznego zbierania danych. ERP ma umożliwić powiązanie tych informacji. Przykładowy przepływ może wyglądać następująco: zamówienie klienta → zapotrzebowanie → materiały → plan produkcji → zlecenie produkcyjne → wykonanie → przyjęcie produktu → sprzedaż → rozliczenie kosztów. Dokładny model zależy jednak od charakteru konkretnej produkcji.

Od czego zacząć wdrożenie ERP w firmie produkcyjnej?

Od analizy stanu obecnego. Przed wyborem rozwiązania trzeba odpowiedzieć na podstawowe pytania: Co produkujemy? Produkcja seryjna, jednostkowa i na zamówienie wymagają innego podejścia. Z czego produkujemy? Trzeba określić strukturę materiałową produktów i sposób zarządzania komponentami. Jak przebiega produkcja? Jakie operacje są wykonywane i w jakiej kolejności? Jak planujemy? Na podstawie zamówień, prognoz, minimalnych stanów magazynowych czy innych danych? Jak raportujemy wykonanie? Czy wiadomo, kiedy rozpoczęto i zakończono poszczególne operacje oraz ile faktycznie zużyto materiału? Jak liczymy koszty? Czy firma zna rzeczywisty koszt wykonania produktu? Bez odpowiedzi na te pytania trudno poprawnie skonfigurować system.

1. Zmapuj rzeczywisty proces produkcji

Pierwszym etapem powinno być rozpisanie tego, jak przedsiębiorstwo działa obecnie, a nie jak proces powinien wyglądać według instrukcji. Warto prześledzić konkretne zlecenie od początku do końca. Przykładowo:

1. klient składa zamówienie,
2. dział handlowy rejestruje zamówienie,
3. sprawdzany jest magazyn,
4. ustalane jest zapotrzebowanie,
5. brakujące materiały są zamawiane,
6. powstaje zlecenie produkcyjne,
7. wykonywane są kolejne operacje,
8. pracownicy raportują wykonanie,
9. gotowy produkt trafia do magazynu,
10. następuje wydanie i sprzedaż,
11. rozliczany jest koszt.

Na tym etapie szybko można znaleźć miejsca, w których:

• dane są przepisywane,
• informacje trafiają do Excela,
• decyzje podejmowane są na podstawie nieaktualnych danych,
• pracownicy prowadzą własne ewidencje,
• brakuje informacji o aktualnym statusie zlecenia.

To właśnie takie punkty powinny być jednym z głównych przedmiotów projektu ERP.

2. Uporządkuj kartoteki produktów i materiałów

System ERP będzie działał tak dobrze, jak dane, które zostaną do niego wprowadzone. W produkcji szczególnie istotne są prawidłowe kartoteki:

• surowców,
• półproduktów,
• komponentów,
• produktów gotowych,
• usług obcych,
• jednostek miary.

Przed migracją warto wykryć:

• duplikaty,
• nieaktualne indeksy,
• różne nazwy tego samego materiału,
• błędne jednostki,
• brakujące informacje.

Jeżeli jeden komponent występuje w obecnym systemie pod trzema różnymi nazwami, przeniesienie wszystkich trzech rekordów do ERP nie rozwiąże problemu. Migracja danych powinna być poprzedzona ich uporządkowaniem.

3. Zdefiniuj BOM, czyli strukturę materiałową produktu

Jednym z kluczowych elementów produkcyjnego ERP jest informacja, z czego powstaje produkt. BOM - Bill of Materials - opisuje strukturę materiałową. W uproszczeniu: Produkt A

• 2 × komponent B,
• 4 × komponent C,
• 1 × element D.

Przy bardziej złożonych wyrobach struktura może obejmować również półprodukty posiadające własne BOM-y. Prawidłowa struktura materiałowa pozwala systemowi określić m.in.:

• jakie materiały są potrzebne,
• w jakiej ilości,
• czego brakuje,
• jakie zapotrzebowanie wynika z planowanej produkcji.

Jeżeli BOM-y są nieaktualne, kolejne obliczenia systemu również będą nieprawidłowe.

4. Zdefiniuj technologię produkcji

Sama lista materiałów nie wystarcza. ERP powinien wiedzieć również, jak produkt jest wykonywany. Technologia może określać:

• kolejność operacji,
• stanowiska robocze,
• maszyny,
• czas przygotowania,
• czas wykonania,
• wymagane zasoby.

Przykładowo: cięcie → obróbka → spawanie → malowanie → kontrola → pakowanie. Taka struktura pozwala później planować i raportować realizację produkcji. Nie warto jednak tworzyć technologii bardziej szczegółowej, niż firma jest w stanie rzeczywiście utrzymywać. Jeżeli pracownicy nie będą raportować kilkudziesięciu drobnych operacji, zaprojektowanie tak szczegółowego procesu nie poprawi jakości danych.

5. Ustal, jak będzie planowana produkcja

To jeden z najważniejszych etapów wdrożenia. Trzeba określić, skąd system ma wiedzieć:

• co produkować,
• ile produkować,
• kiedy rozpocząć,
• jakie materiały będą potrzebne.

Źródłem mogą być m.in.:

• zamówienia klientów,
• prognozy sprzedaży,
• minimalne stany magazynowe,
• plan główny produkcji.

System powinien wspierać rzeczywisty model przedsiębiorstwa, a nie wymuszać proces, który nie odpowiada sposobowi realizacji zamówień.

6. Ustal sposób planowania zapotrzebowania materiałowego

Jeżeli system posiada informacje o:

• planowanej produkcji,
• BOM-ach,
• aktualnych stanach magazynowych,
• istniejących zamówieniach,

może wspierać określanie zapotrzebowania materiałowego. W praktyce firma chce uzyskać odpowiedź:

Czego zabraknie, ile trzeba zamówić i kiedy materiał musi być dostępny?

To właśnie tutaj jakość danych staje się krytyczna. Jeżeli stan magazynowy w systemie wynosi 500 sztuk, ale fizycznie dostępnych jest 320, nawet prawidłowo skonfigurowane planowanie będzie bazowało na błędnej informacji.

7. Uporządkuj gospodarkę magazynową

ERP produkcyjny nie powinien być projektowany w oderwaniu od magazynu. Trzeba ustalić m.in.:

• gdzie przechowywane są surowce,
• gdzie znajdują się półprodukty,
• jak materiały są wydawane na produkcję,
• jak rejestrowane są zwroty,
• jak przyjmowane są produkty gotowe,
• kto odpowiada za poszczególne operacje.

Jeżeli ruch materiału odbywa się fizycznie, ale nie jest odzwierciedlany w systemie, stan ERP szybko przestanie odpowiadać rzeczywistości.

8. Określ sposób raportowania produkcji

System musi otrzymywać informacje o tym, co rzeczywiście wydarzyło się na hali. Może być konieczne raportowanie:

• rozpoczęcia operacji,
• zakończenia operacji,
• wykonanej ilości,
• zużytych materiałów,
• braków,
• odpadów,
• czasu pracy,
• przestojów.

Zakres powinien odpowiadać temu, jakie dane przedsiębiorstwo rzeczywiście chce później analizować. Nie warto zbierać informacji tylko dlatego, że system umożliwia dodanie kolejnego pola. Każda informacja wymagająca ręcznego raportowania oznacza dodatkową pracę użytkownika.

9. Określ sposób rozliczania kosztów produkcji

Jednym z powodów wdrażania ERP może być potrzeba dokładniejszej odpowiedzi na pytanie: Ile naprawdę kosztuje wyprodukowanie konkretnego produktu? Koszt może uwzględniać m.in.:

• materiały,
• robociznę,
• wykorzystanie maszyn,
• usługi zewnętrzne,
• dodatkowe koszty przypisane według przyjętego modelu.

Sposób kalkulacji trzeba ustalić przed konfiguracją. System nie zdecyduje samodzielnie, jaki model kosztowy odpowiada przedsiębiorstwu.

10. Zaplanuj identyfikowalność partii i numerów seryjnych

Nie każda firma jej potrzebuje, ale w części branż możliwość prześledzenia pochodzenia produktu jest kluczowa. System może umożliwiać powiązanie: dostawca → partia materiału → zlecenie produkcyjne → produkt → odbiorca. Ma to znaczenie m.in. wtedy, gdy konieczne jest:

• ustalenie, z jakiego materiału wykonano produkt,
• odnalezienie produktów wykorzystujących określoną partię,
• obsłużenie reklamacji,
• kontrolowanie terminów,
• śledzenie numerów seryjnych.

Jeżeli przedsiębiorstwo wymaga identyfikowalności, trzeba uwzględnić ją już na etapie projektowania procesu.

11. Zaplanuj integracje z innymi systemami

ERP nie musi zastępować każdego narzędzia wykorzystywanego w przedsiębiorstwie. Może wymieniać informacje np. z:

• CRM,
• e-commerce,
• systemem magazynowym,
• oprogramowaniem maszyn,
• systemem księgowym,
• platformami B2B,
• narzędziami raportowymi.

Przy każdej integracji należy określić: Jakie dane są przesyłane? Który system jest źródłem? W którą stronę płyną informacje? Jak często następuje synchronizacja? Co dzieje się w przypadku błędu? Samo stwierdzenie „ERP ma być zintegrowany ze sklepem” jest niewystarczającym wymaganiem. Jeżeli celem jest również ograniczenie ręcznej obsługi zamówień i danych sprzedażowych, warto przeanalizować automatyzację procesów sprzedażowych.

12. Ustal role i uprawnienia użytkowników

Nie każdy pracownik powinien posiadać taki sam dostęp. Przykładowo:

• operator może raportować wykonanie,
• magazynier obsługiwać ruchy magazynowe,
• planista tworzyć i zmieniać plan,
• kierownik analizować realizację,
• administrator zarządzać konfiguracją.

Uprawnienia powinny wynikać z odpowiedzialności użytkownika. Zbyt szeroki dostęp zwiększa ryzyko przypadkowych zmian. Zbyt wąski może natomiast uniemożliwiać wykonywanie pracy.

13. Przeprowadź migrację danych

Wdrożenie produkcyjnego ERP może wymagać przeniesienia znacznie większej liczby zależności niż samych kartotek klientów. Migracja może obejmować:

• indeksy,
• materiały,
• produkty,
• BOM-y,
• technologie,
• dostawców,
• klientów,
• stany magazynowe,
• otwarte zamówienia,
• otwarte zlecenia.

Dane powinny zostać wcześniej oczyszczone i sprawdzone. Szczególnie istotne jest zachowanie relacji pomiędzy nimi. Produkt bez prawidłowej struktury materiałowej może istnieć w systemie, ale nie będzie prawidłowo obsługiwany w procesie produkcji.

14. Testuj całe procesy, a nie pojedyncze funkcje

To jeden z najważniejszych elementów wdrożenia. Nie wystarczy sprawdzić:

„Czy można utworzyć zlecenie produkcyjne?”

Trzeba sprawdzić:

„Czy można przeprowadzić prawdziwe zamówienie od początku do końca?”

Scenariusz testowy może obejmować: zamówienie → sprawdzenie dostępności → zapotrzebowanie → zakup → przyjęcie materiałów → zlecenie produkcyjne → wydanie materiałów → wykonanie → przyjęcie produktu → sprzedaż → rozliczenie. Dopiero wtedy widać, czy dane prawidłowo przechodzą pomiędzy poszczególnymi obszarami.

15. Przetestuj sytuacje wyjątkowe

Proces idealny to za mało. Produkcja nie zawsze przebiega zgodnie z planem. Dlatego przed uruchomieniem warto sprawdzić również:

• brak materiału,
• opóźnioną dostawę,
• zmianę ilości zamówienia,
• brak produkcyjny,
• dodatkowe zużycie materiału,
• anulowanie zlecenia,
• zmianę technologii,
• częściową realizację,
• zwrot materiału.

System powinien obsługiwać nie tylko standardowy scenariusz, ale również rzeczywiste problemy występujące podczas pracy.

16. Przeszkol pracowników na ich rzeczywistych procesach

Szkolenie nie powinno polegać wyłącznie na prezentacji interfejsu. Operator powinien przećwiczyć raportowanie produkcji. Magazynier - wydanie materiału i przyjęcie produktu. Planista - tworzenie i zmianę planu. Kierownik - kontrolę realizacji i analizę danych. Najbardziej użyteczne szkolenia są oparte na rzeczywistych scenariuszach przedsiębiorstwa.

17. Zaplanuj uruchomienie produkcyjne ERP

Moment przejścia na nowy system trzeba przygotować wcześniej. Należy ustalić:

• datę uruchomienia,
• moment zatrzymania pracy w poprzednim systemie,
• termin finalnej migracji,
• sposób przeniesienia otwartych zleceń,
• odpowiedzialność poszczególnych osób,
• procedurę zgłaszania problemów.

Szczególnie niebezpieczne może być długotrwałe prowadzenie tych samych procesów jednocześnie w starym i nowym systemie. Powstają wtedy dwa źródła danych i szybko pojawia się pytanie: które z nich jest aktualne?

Czy wdrażać cały ERP jednocześnie?

Niekoniecznie. W dużym przedsiębiorstwie rozsądniejsze może być wdrożenie etapowe. Przykładowo: Etap 1: podstawowe kartoteki i sprzedaż Etap 2: magazyn i zakupy Etap 3: produkcja Etap 4: zaawansowane planowanie i raportowanie Etap 5: kolejne integracje i automatyzacje Nie jest to jednak uniwersalny model. Jeżeli poszczególne procesy są silnie zależne, sztuczne rozdzielenie ich może utrudnić wdrożenie. Podział projektu powinien wynikać z architektury procesów przedsiębiorstwa.

Jakie dane przygotować przed wdrożeniem ERP w produkcji?

Dobrym punktem startowym jest przygotowanie:

Im wcześniej wykryte zostaną problemy z tymi danymi, tym mniejsze ryzyko komplikacji podczas migracji.

Jakie błędy najczęściej utrudniają wdrożenie ERP w produkcji?

Nieaktualne BOM-y

System wylicza zapotrzebowanie na podstawie błędnej struktury produktu.

Nieprawidłowe stany magazynowe

Planowanie opiera się na materiałach, których fizycznie nie ma.

Brak właścicieli procesów

Nikt po stronie przedsiębiorstwa nie chce podjąć decyzji, jak dany proces powinien działać.

Nadmierna liczba modyfikacji

Firma próbuje przebudować ERP tak, aby odwzorowywał każdy szczegół starego sposobu pracy.

Brak zaangażowania produkcji

Projekt powstaje wyłącznie pomiędzy kierownictwem a działem IT, bez osób wykonujących proces.

Zbyt szczegółowe raportowanie

Pracownicy otrzymują obowiązek wprowadzania tak dużej liczby informacji, że dane przestają być raportowane na bieżąco.

Testowanie tylko idealnych przypadków

System działa podczas prezentacji, ale problemy zaczynają się przy pierwszym nietypowym zleceniu.

Czy ERP może ograniczyć przestoje produkcji?

ERP może dostarczyć informacje pomagające lepiej planować zasoby i materiały, ale nie należy obiecywać, że sam system wyeliminuje przestoje. Przestój może wynikać z:

• awarii maszyny,
• braku materiału,
• nieobecności pracownika,
• opóźnienia dostawcy,
• problemu jakościowego,
• błędnego planu.

ERP może pomóc część takich sytuacji wcześniej zauważyć lub lepiej udokumentować. Nie zastępuje jednak zarządzania produkcją.

ERP a Excel w firmie produkcyjnej

Excel sam w sobie nie jest problemem. Problem pojawia się wtedy, gdy kluczowy proces przedsiębiorstwa zależy od wielu ręcznie aktualizowanych arkuszy, których dane nie są automatycznie synchronizowane. Przykład: magazyn ma własny arkusz, produkcja własny, dział zakupów kolejny, a planista musi ręcznie porównywać wszystkie trzy. W takiej sytuacji ryzyko pracy na nieaktualnych danych jest wysokie. ERP może utworzyć wspólne źródło informacji, ale tylko wtedy, gdy pracownicy faktycznie rejestrują w nim operacje zgodnie z ustalonym procesem.

Jak mierzyć efekty wdrożenia ERP?

Cele warto określić przed wdrożeniem, a nie po jego zakończeniu. Można mierzyć np.:

• czas przygotowania planu,
• liczbę ręcznych operacji,
• zgodność stanów magazynowych,
• terminowość realizacji,
• czas realizacji zlecenia,
• liczbę błędów wynikających z przepisywania danych,
• czas przygotowania raportów,
• dokładność kalkulacji kosztów.

Nie każda firma powinna mierzyć te same wskaźniki. KPI powinny odpowiadać problemom, które były powodem rozpoczęcia projektu.

Ile trwa wdrożenie ERP w firmie produkcyjnej?

Nie ma jednej prawidłowej wartości. Czas zależy przede wszystkim od:

• liczby procesów,
• wielkości organizacji,
• liczby użytkowników,
• jakości danych,
• liczby produktów i technologii,
• integracji,
• zakresu modyfikacji,
• sposobu migracji,
• gotowości pracowników.

Firma posiadająca uporządkowane kartoteki, technologie i procesy będzie w zupełnie innej sytuacji niż przedsiębiorstwo, w którym znaczna część wiedzy istnieje wyłącznie w arkuszach i doświadczeniu pracowników. Dlatego wiarygodny harmonogram powinien powstać po analizie zakresu, a nie wyłącznie na podstawie liczby stanowisk.

Ile kosztuje wdrożenie ERP w firmie produkcyjnej?

W aktualnym cenniku Rawcom wdrożenie lub migracja systemu ERP wymaga indywidualnej wyceny. W przedsiębiorstwie produkcyjnym koszt zależy nie tylko od liczby użytkowników, ale także od procesów, danych, modułów produkcyjnych i wymaganych integracji.

Do wstępnej wyceny warto przygotować opis procesu produkcji, liczbę użytkowników, wykorzystywane systemy, rodzaj danych do migracji i oczekiwane integracje. Zasady rozliczeń znajdują się w aktualnym cenniku Rawcom.

Kto powinien uczestniczyć we wdrożeniu ERP?

ERP produkcyjny nie powinien być projektem wyłącznie działu IT. Potrzebne mogą być osoby reprezentujące:

• zarząd,
• produkcję,
• planowanie,
• magazyn,
• zakupy,
• sprzedaż,
• finanse,
• IT.

Nie oznacza to, że wszystkie osoby uczestniczą w każdym spotkaniu. Każdy kluczowy proces powinien jednak posiadać osobę odpowiedzialną za decyzje biznesowe. Dostawca ERP może zaproponować rozwiązanie techniczne, ale nie powinien samodzielnie decydować, jak przedsiębiorstwo chce zarządzać swoją produkcją.

Jak skutecznie wdrożyć ERP w firmie produkcyjnej?

FAQ - wdrożenie ERP w firmie produkcyjnej

Powiązane usługi Rawcom