Automatyzacja procesów w firmie
Chcesz sprzedawać więcej i sprawniej? Postaw na automatyzację procesu sprzedaży! Wybierz system do integracji różnych platform e-commerce i automatyzacji procesów w Twoim biznesie.
Wykorzystaj technologie do automatyzacji zadań, eliminacji rutynowych, powtarzalnych czynności, zwiększając efektywności i skuteczności działań sprzedażowych, a tym samym
Zaufali nam:
W praktyce:
Dobrym kandydatem do automatyzacji jest proces, w którym pracownik wielokrotnie przepisuje te same dane pomiędzy sklepem, systemem ERP, dokumentami, pocztą lub innymi programami.
W praktyce największy efekt często daje usprawnienie jednego powtarzalnego etapu, np.:
- automatyczne przekazywanie danych o zamówieniu;
- tworzenie dokumentów na podstawie danych znajdujących się już w systemie;
- synchronizacja informacji o klientach i produktach;
- aktualizowanie statusów;
- wysyłanie powiadomień po wykonaniu określonej czynności.
Nie zawsze warto od razu automatyzować cały proces sprzedażowy. Rawcom najpierw analizuje sposób pracy firmy i wykorzystywane systemy, a następnie wskazuje obszary, w których automatyzacja może realnie ograniczyć ręczną pracę i ryzyko błędów. Zakres wdrożenia zależy od potrzeb firmy oraz możliwości integracyjnych używanego oprogramowania.
Automatyzacja procesów sprzedażowych – mniej ręcznej pracy, sprawniejsza sprzedaż
Rawcom realizuje automatyzację procesów sprzedażowych poprzez analizę sposobu działania firmy, dobór rozwiązania oraz integrację systemów wykorzystywanych w codziennej pracy.
Automatyzacja sprzedaży nie powinna oznaczać wdrażania kolejnych narzędzi wyłącznie dlatego, że oferują nowe funkcje. Jej zadaniem jest ograniczenie czynności wykonywanych ręcznie, które można bezpiecznie przekazać systemowi. Zakres rozwiązania zależy od procesu, używanego oprogramowania, dostępnych integracji i API.
Co może obejmować automatyzacja sprzedaży?
Przepływ danych
Przekazywanie informacji z formularza, sklepu lub innego źródła do kolejnego systemu.
Dokumenty i statusy
Tworzenie dokumentów, aktualizacja statusów oraz uruchamianie kolejnych etapów procesu.
Integracja systemów
Wymiana danych pomiędzy sklepem, ERP, CRM, pocztą i innymi wykorzystywanymi aplikacjami.
Powiadomienia
Informowanie odpowiedniej osoby o zdarzeniu, błędzie, zmianie statusu lub potrzebie decyzji.
Dla jakich firm jest automatyzacja procesów sprzedażowych?
Rozwiązanie jest przeznaczone dla firm, w których pracownicy regularnie przepisują te same dane, przełączają się między kilkoma programami, tworzą podobne dokumenty lub muszą pamiętać o kolejnym etapie obsługi. O opłacalności nie decyduje sama wielkość przedsiębiorstwa, ale częstotliwość, powtarzalność i koszt obsługi procesu.
Sklepy internetowe
Przepływ zamówień, danych klientów, dokumentów, informacji magazynowych i statusów.
Działy sprzedaży
Obsługa zapytań, CRM, powtarzalnych działań administracyjnych oraz przekazywania informacji.
Firmy korzystające z ERP
Synchronizacja danych handlowych z innymi programami w zakresie dopuszczanym przez system.
Zespoły administracyjne
Automatyczne dokumenty, zestawienia, powiadomienia i operacje wykonywane według reguł.
Firmy rozwijające sprzedaż
Przygotowanie procesu do większej liczby operacji bez proporcjonalnego wzrostu pracy ręcznej.
Środowiska wielosystemowe
Ograniczenie sytuacji, w której pracownik staje się ręcznym integratorem kilku aplikacji.
Automatyzacja w praktyce
Dobrym kandydatem do automatyzacji jest proces, w którym pracownik wielokrotnie przepisuje te same dane pomiędzy sklepem, systemem ERP, dokumentami, pocztą lub innymi programami. Największy efekt często daje usunięcie jednego powtarzalnego etapu, a nie od razu duży projekt obejmujący całą firmę.
Jak wygląda wdrożenie automatyzacji?
Analiza obecnego procesu
Rozpoznajemy rzeczywistą kolejność działań, źródła danych, wykorzystywane programy i udział pracowników.
Wybór punktów do usprawnienia
Wskazujemy czynności powtarzalne, czasochłonne, podatne na błędy lub powodujące przestoje.
Weryfikacja systemów
Sprawdzamy dostępne integracje, API, sposób wymiany danych oraz techniczne ograniczenia środowiska.
Projekt przepływu
Określamy zdarzenia, warunki, przekazywane dane, działania systemu i sposób obsługi wyjątków.
Implementacja i testy
Sprawdzamy ścieżkę prawidłową oraz sytuacje takie jak brak danych, duplikat czy niedostępność systemu.
Uruchomienie i kontrola
Po wdrożeniu weryfikujemy stabilność rozwiązania i jego wpływ na czas oraz jakość obsługi procesu.
Co warto przygotować przed rozmową?
Więcej o automatyzacji procesów biznesowych
Czytaj więcej o integracjach, ERP, bezpieczeństwie i opłacalności wdrożenia
Automatyzacja zaczyna się od procesu, nie od programu
Najpierw należy ustalić, co rozpoczyna proces, jakie dane pojawiają się na wejściu, kto wykonuje poszczególne czynności, gdzie informacje są przepisywane ręcznie i które operacje przebiegają zawsze według tych samych reguł. Jeżeli obecny sposób pracy jest chaotyczny, automatyzacja może jedynie przyspieszyć chaos.
Integracja systemów zamiast ręcznego przepisywania danych
Sklep internetowy, ERP, CRM, program księgowy, poczta, arkusze i system kurierski mogą przechowywać różne części informacji. Gdy systemy nie wymieniają danych, pracownik kopiuje numery zamówień, NIP, dane kontrahenta, statusy i numery przesyłek. W takich warunkach automatyzacja procesów biznesowych może uporządkować przepływ, o ile pozwalają na to możliwości techniczne oprogramowania.
Automatyzacja a system ERP
ERP często znajduje się w centrum procesów handlowych. Przed integracją trzeba ustalić, jakie dane powinny do niego trafiać, które mają z niego wychodzić, jak często będą synchronizowane i jak system obsługuje błędy. Rawcom realizuje także wdrożenia systemów ERP, dlatego projekt może uwzględniać przepływ danych przez środowisko wykorzystywane do sprzedaży.
Automatyzacja a CRM
Samo posiadanie CRM nie oznacza automatyzacji. Jeżeli handlowiec nadal ręcznie przenosi dane między formularzem, pocztą, CRM i ERP, problem pozostaje. Automatyzacja procesu sprzedaży może obejmować przekazywanie informacji do CRM, aktualizację danych lub uruchamianie działań po zmianie etapu, zależnie od możliwości konkretnego rozwiązania.
Automatyczne dokumenty i powiadomienia
Jeżeli dane znajdują się już w systemie, można rozważyć ich wykorzystanie do utworzenia dokumentu, nadania numeracji, zapisania pliku, przekazania go dalej lub aktualizacji statusu. Powiadomienia mogą natomiast informować o zmianie, braku danych, przekroczeniu terminu albo potrzebie ręcznej decyzji.
Obsługa błędów i wyjątków
Dobra automatyzacja powinna przewidywać brak wymaganych danych, duplikaty, nieprawidłowy format lub czasową niedostępność drugiego systemu. W zależności od procesu może ponowić próbę, zapisać błąd, zatrzymać kolejne działania, oznaczyć rekord do weryfikacji lub powiadomić pracownika.
Bezpieczeństwo danych
Przy integracji trzeba ustalić, jakie dane będą przekazywane, które systemy otrzymają dostęp, gdzie przechowywane są dane uwierzytelniające oraz kto może zmieniać konfigurację. Uprawnienia powinny być ograniczone do niezbędnego zakresu. Jeżeli projekt dotyka firmowej infrastruktury, powinien być skoordynowany z osobami odpowiedzialnymi za obsługę informatyczną firmy.
Kiedy nie warto automatyzować?
Proces występujący sporadycznie, wymagający każdorazowo indywidualnej oceny i zajmujący niewiele czasu może nie uzasadniać kosztu integracji. Dobrze zaprojektowana automatyzacja procesów w firmie jest selektywna i zaczyna się tam, gdzie korzyść przewyższa koszt wdrożenia i utrzymania.
Jak policzyć opłacalność?
Punktem wyjścia może być działanie: liczba operacji × czas jednej operacji × koszt czasu pracownika × okres. Do tego warto doliczyć poprawianie błędów, opóźnienia, ponowne wykonywanie czynności i czas kontroli. Dopiero porównanie możliwej oszczędności z kosztem wdrożenia daje podstawę do decyzji.
Jak mierzyć efekt wdrożenia?
Przed rozpoczęciem warto zapisać czas wykonania procesu, liczbę ręcznych kroków, liczbę błędów i przypadków wymagających korekty. Po wdrożeniu te same wskaźniki pozwalają ocenić, czy automatyzacja procesów biznesowych firmy przyniosła oczekiwany rezultat.
Automatyzacja sprzedaży a automatyzacja marketingu
Automatyzacja marketingu dotyczy zwykle komunikacji, segmentacji i kampanii. Automatyzacja sprzedaży może obejmować działania po pojawieniu się zapytania, klienta lub zamówienia: przepływ danych, dokumenty, statusy, ERP i zadania operacyjne. Oba obszary mogą się łączyć, ale nie są tym samym.
Powiązane usługi Rawcom
Najczęściej zadawane pytania
Na czym polega automatyzacja procesów sprzedażowych?
Polega na przekazaniu systemom etapów wykonywanych według określonych reguł, np. przepływu danych, dokumentów, statusów, powiadomień lub operacji pomiędzy aplikacjami.
Od czego zacząć automatyzację sprzedaży?
Od opisania jednego procesu: jego początku, kolejnych czynności, wykorzystywanych systemów, miejsc ręcznego przepisywania danych i oczekiwanego rezultatu.
Czy można zintegrować sklep internetowy z ERP?
W wielu przypadkach tak, ale zakres zależy od konkretnego sklepu, ERP, dostępnych integracji i danych, które mają być synchronizowane.
Czy automatyzacja wymaga zmiany używanych programów?
Nie zawsze. Często można połączyć istniejące rozwiązania, jeżeli udostępniają odpowiednie mechanizmy wymiany danych.
Czy każdy proces można zautomatyzować?
Nie. Część procesów wymaga indywidualnej decyzji człowieka albo występuje zbyt rzadko, aby wdrożenie było ekonomicznie uzasadnione.
Ile kosztuje automatyzacja procesu?
Koszt zależy od liczby systemów, złożoności procesu, dostępnych integracji, zakresu wymiany danych oraz sposobu obsługi błędów i wyjątków.
Czy automatyzację można wdrażać etapami?
Tak. Często warto rozpocząć od jednego dobrze określonego procesu, zmierzyć rezultat i dopiero później rozwijać kolejne elementy.
Czy automatyzacja wymaga późniejszego utrzymania?
Może wymagać, ponieważ zmieniają się systemy, integracje i procesy firmy. Rozwiązanie powinno umożliwiać monitorowanie, diagnozowanie i modyfikowanie.
Chcesz ograniczyć ręczną pracę w procesie sprzedaży?
Opisz proces, wykorzystywane programy, częstotliwość operacji i etap, który obecnie powoduje najwięcej pracy lub błędów. Na tej podstawie można ocenić możliwości techniczne oraz zasadność automatyzacji.