Co to jest wdrożenie systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP to proces przygotowania i uruchomienia oprogramowania, które integruje najważniejsze obszary działalności firmy w jednym środowisku. Może obejmować m.in. sprzedaż, magazyn, zakupy, finanse, księgowość, produkcję, logistykę czy zarządzanie danymi kontrahentów. Samo zainstalowanie programu nie jest jeszcze wdrożeniem ERP. Pełny proces wymaga wcześniejszej analizy sposobu działania przedsiębiorstwa, konfiguracji systemu, migracji danych, integracji z innymi narzędziami, testów oraz przygotowania użytkowników do pracy. Dobrze przeprowadzone wdrożenie powinno więc zaczynać się od procesów biznesowych, a nie od wyboru funkcji dostępnych w oprogramowaniu.

Co oznacza skrót ERP?

ERP pochodzi od angielskiego Enterprise Resource Planning, czyli planowania zasobów przedsiębiorstwa. W praktyce system ERP pozwala połączyć dane i procesy, które bez takiego rozwiązania mogą funkcjonować w kilku niezależnych programach, arkuszach i bazach. Przykładowo firma może oddzielnie prowadzić:

• sprzedaż,
• stany magazynowe,
• zamówienia,
• zakupy,
• dokumenty,
• dane klientów,
• księgowość.

Problem pojawia się wtedy, gdy informacje trzeba ręcznie przenosić pomiędzy tymi obszarami. ERP ma umożliwić pracę na wspólnych danych i powiązanych procesach, ograniczając konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji.

Na czym polega wdrożenie systemu ERP?

Wdrożenie ERP polega na dostosowaniu systemu do rzeczywistych procesów przedsiębiorstwa i przygotowaniu organizacji do korzystania z niego. Nie powinno wyglądać tak:

kupujemy program → instalujemy → pracownicy zaczynają go używać.

W praktyce pomiędzy wyborem rozwiązania a uruchomieniem produkcyjnym znajduje się kilka istotnych etapów: analiza potrzeb → projekt rozwiązania → konfiguracja → przygotowanie danych → integracje → testy → szkolenia → uruchomienie → wsparcie po wdrożeniu. Zakres poszczególnych etapów zależy od wielkości firmy i złożoności jej procesów.

Dlaczego firmy wdrażają system ERP?

Najczęściej dlatego, że dotychczasowy sposób pracy przestaje odpowiadać skali przedsiębiorstwa. Typowa sytuacja wygląda następująco: firma zaczyna od kilku prostych narzędzi. Sprzedaż jest prowadzona w jednym programie, magazyn w drugim, część danych znajduje się w Excelu, a informacje pomiędzy działami są przekazywane mailowo. Przy niewielkiej skali taki model może działać. Wraz ze wzrostem liczby zamówień, produktów, klientów i pracowników zaczynają jednak pojawiać się problemy:

• te same dane są wprowadzane kilka razy,
• informacje w różnych systemach nie są zgodne,
• pracownicy korzystają z różnych wersji tych samych plików,
• trudno ustalić aktualny stan realizacji zamówienia,
• raportowanie wymaga ręcznego łączenia danych,
• część procesów zależy od wiedzy konkretnego pracownika,
• rośnie liczba błędów.

Wdrożenie ERP może uporządkować przepływ informacji pomiędzy tymi obszarami.

Jak działa system ERP w praktyce?

Najłatwiej pokazać to na konkretnym procesie. Klient składa zamówienie. Bez zintegrowanego systemu pracownik może następnie:

1. przepisać zamówienie do programu sprzedażowego,
2. sprawdzić magazyn w innym narzędziu,
3. przekazać informację do magazynu,
4. przygotować dokumenty,
5. przesłać dane dalej do księgowości,
6. zaktualizować osobny raport.

W systemie ERP kolejne elementy procesu mogą korzystać z tych samych danych. Informacja o zamówieniu może więc wpływać na: sprzedaż → magazyn → realizację → dokumenty → rozliczenie → raportowanie. Dokładny przebieg zależy oczywiście od konfiguracji konkretnego przedsiębiorstwa.

Jakie obszary może obsługiwać ERP?

Zakres systemu zależy od wybranego rozwiązania i potrzeb firmy. ERP może obejmować m.in.:

Sprzedaż

Obsługę zamówień, dokumentów handlowych, kontrahentów czy cenników.

Magazyn

Stany magazynowe, przyjęcia, wydania, przesunięcia oraz przepływ towarów.

Zakupy

Zapotrzebowania, zamówienia do dostawców i kontrolę dostaw.

Finanse i księgowość

Obsługę dokumentów finansowych oraz danych potrzebnych do rozliczeń.

Produkcję

Planowanie, zapotrzebowanie materiałowe, realizację zleceń czy rozliczanie procesów produkcyjnych.

Logistykę

Przepływ produktów oraz informacje związane z realizacją zamówień.

Raportowanie

Łączenie danych z różnych obszarów przedsiębiorstwa w jednym środowisku. Nie oznacza to, że każda firma musi wdrożyć wszystkie dostępne moduły. System powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom przedsiębiorstwa.

Jak wygląda wdrożenie ERP krok po kroku?

1. Analiza procesów

To jeden z najważniejszych etapów. Trzeba ustalić:

• jak obecnie działa firma,
• jakie procesy mają zostać obsłużone,
• gdzie powstają problemy,
• jakie dane są wykorzystywane,
• które czynności są wykonywane ręcznie,
• z jakich systemów korzystają pracownicy,
• czego firma oczekuje po wdrożeniu.

Bez tego łatwo skonfigurować system, który technicznie działa, ale nie odpowiada rzeczywistemu sposobowi pracy.

2. Określenie wymagań

Po analizie można określić, jakie funkcje rzeczywiście są potrzebne. Wymagania warto podzielić na: konieczne – bez nich proces nie może działać, ważne – istotnie usprawniają pracę, dodatkowe – mogą zostać wdrożone później. Takie rozdzielenie pomaga uniknąć rozbudowy projektu o funkcje, które zwiększają jego koszt i złożoność, ale nie przynoszą proporcjonalnej wartości.

3. Projekt procesu docelowego

Wdrożenie ERP nie powinno polegać na bezrefleksyjnym przeniesieniu wszystkich starych procedur do nowego programu. Jeżeli dotychczasowy proces zawiera pięć zbędnych czynności, odwzorowanie ich jeden do jednego w ERP nie jest optymalizacją. Trzeba ustalić:

• jak proces powinien wyglądać po wdrożeniu,
• kto wykonuje poszczególne działania,
• jakie informacje są wymagane,
• które czynności mogą zostać zautomatyzowane,
• gdzie potrzebna jest kontrola człowieka.

Dopiero do takiego modelu można dopasować konfigurację systemu.

4. Konfiguracja ERP

Na tym etapie system jest przygotowywany zgodnie z ustalonym projektem. Może to obejmować m.in.:

• strukturę organizacyjną,
• użytkowników,
• role i uprawnienia,
• obieg dokumentów,
• magazyny,
• słowniki,
• parametry sprzedaży,
• procesy biznesowe,
• raporty.

Zakres zależy od konkretnego rozwiązania.

5. Migracja danych

Firma zazwyczaj posiada już dane, które muszą zostać wykorzystane w nowym środowisku. Mogą to być:

• kontrahenci,
• produkty,
• cenniki,
• stany magazynowe,
• dokumenty,
• dane księgowe,
• informacje historyczne.

Nie zawsze warto przenosić wszystko. Stare bazy mogą zawierać:

• duplikaty,
• nieaktualne rekordy,
• błędne dane,
• różne sposoby zapisu tych samych informacji.

Dlatego migracja powinna obejmować również kontrolę jakości danych. Przeniesienie bałaganu do nowego systemu nie rozwiązuje problemu – tylko zmienia miejsce jego przechowywania.

6. Integracja ERP z innymi systemami

ERP rzadko funkcjonuje całkowicie samodzielnie. Firma może korzystać również z:

• sklepu internetowego,
• CRM,
• platform marketplace,
• systemów kurierskich,
• bankowości,
• systemów produkcyjnych,
• narzędzi raportowych,
• innych aplikacji branżowych.

Wtedy trzeba ustalić, które dane mają przepływać pomiędzy systemami, w którym kierunku i jak często. Integracja powinna ograniczać ręczne przepisywanie informacji, a nie tworzyć kolejne miejsca, w których trzeba kontrolować ich zgodność. Jeżeli problem firmy dotyczy głównie powtarzalnych operacji pomiędzy narzędziami, warto również przeanalizować automatyzację procesów sprzedażowych.

7. Testowanie systemu ERP

System powinien zostać sprawdzony przed pełnym uruchomieniem. Nie wystarczy sprawdzić, czy użytkownik może się zalogować i utworzyć dokument. Test powinien obejmować całe scenariusze biznesowe. Przykładowo:

zamówienie klienta → rezerwacja towaru → realizacja → dokument sprzedaży → aktualizacja magazynu → dane do rozliczenia.

Dopiero przejście pełnego procesu pozwala sprawdzić, czy poszczególne elementy rzeczywiście współpracują.

8. Szkolenie użytkowników

Nawet dobrze skonfigurowany ERP nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeżeli pracownicy nie wiedzą, jak z niego korzystać. Szkolenia powinny odpowiadać rolom. Magazynier nie musi poznawać wszystkich funkcji księgowych, a handlowiec nie potrzebuje pełnej wiedzy administracyjnej. Użytkownik powinien przede wszystkim wiedzieć:

• jakie zadania wykonuje w systemie,
• gdzie wprowadza dane,
• jakie informacje są obowiązkowe,
• co zrobić w sytuacji nietypowej,
• gdzie zgłosić problem.

9. Uruchomienie systemu

Po zakończeniu testów i przygotowaniu użytkowników następuje przejście na nowe środowisko. W zależności od projektu może odbywać się jednorazowo albo etapami. Najważniejsze jest wcześniejsze ustalenie:

• kiedy przestaje być używany stary system,
• kiedy wykonywana jest finalna migracja danych,
• kto odpowiada za uruchomienie,
• jak obsługiwane są problemy w pierwszych dniach.

10. Wsparcie po wdrożeniu

Uruchomienie ERP nie kończy projektu. Dopiero podczas rzeczywistej pracy użytkowników mogą pojawić się sytuacje, których nie przewidziano podczas testów. Pierwszy okres po uruchomieniu służy więc m.in. do:

• obsługi zgłoszeń,
• poprawy konfiguracji,
• uzupełnienia instrukcji,
• korekty procesów,
• dalszego szkolenia użytkowników.

Później system może być rozwijany wraz ze zmianami w przedsiębiorstwie.

Ile trwa wdrożenie systemu ERP?

Nie istnieje uniwersalny czas wdrożenia ERP. Prosty projekt obejmujący niewielką organizację i ograniczony zakres funkcjonalny może być znacznie krótszy niż wdrożenie obejmujące wiele działów, integracji i procesów produkcyjnych. Na czas wpływają przede wszystkim:

• wielkość przedsiębiorstwa,
• liczba użytkowników,
• liczba wdrażanych modułów,
• stopień skomplikowania procesów,
• liczba integracji,
• zakres migracji danych,
• jakość danych źródłowych,
• zakres modyfikacji systemu,
• dostępność osób po stronie klienta.

Szczególnie istotny jest ostatni punkt. Projekt może się opóźniać nie tylko przez wykonawcę, ale również przez brak decyzji, danych lub możliwości przeprowadzenia testów po stronie przedsiębiorstwa.

Ile kosztuje wdrożenie ERP?

W aktualnym cenniku Rawcom wdrożenie lub migracja systemu ERP podlega wycenie indywidualnej. Jedna stała cena nie byłaby miarodajna, ponieważ zakres może obejmować różną liczbę stanowisk, procesów, baz danych i integracji.

Do wstępnej rozmowy warto przygotować liczbę użytkowników, wykorzystywane systemy, zakres danych do przeniesienia oraz opis procesów wymagających usprawnienia. Aktualne zasady rozliczeń znajdują się w cenniku usług Rawcom.

Jakie są najczęstsze błędy przy wdrażaniu ERP?

Brak analizy przed wdrożeniem

Firma zaczyna konfigurację, zanim ustali, jakie problemy właściwie chce rozwiązać.

Próba odwzorowania wszystkich starych procesów

Nowy system zaczyna powielać nieefektywne procedury.

Zbyt szeroki zakres projektu

Firma próbuje wdrożyć wszystkie funkcje jednocześnie, mimo że część nie jest potrzebna na pierwszym etapie.

Słabe dane

Do nowego systemu trafiają duplikaty i nieaktualne informacje.

Brak zaangażowania użytkowników

System jest projektowany bez osób, które później mają na nim pracować.

Niedostateczne testy

Problemy są wykrywane dopiero po uruchomieniu produkcyjnym.

Brak odpowiedzialności

Nie wiadomo, kto po stronie firmy podejmuje decyzje dotyczące procesu i konfiguracji.

Czy ERP automatyzuje procesy w firmie?

Może automatyzować część z nich, ale ERP i automatyzacja nie są dokładnie tym samym. System może np. przekazywać informacje pomiędzy modułami bez ponownego wprowadzania danych. Możliwe jest również uruchamianie określonych działań na podstawie statusów lub zdarzeń. Nie każdy proces wymaga jednak ERP. Jeżeli przedsiębiorstwo ma już odpowiednie systemy, a problem polega np. na ręcznym przenoszeniu danych pomiędzy nimi, rozwiązaniem może być integracja albo automatyzacja procesów sprzedażowych.

Czy ERP jest tylko dla dużych firm?

Nie. O zasadności wdrożenia nie powinna decydować wyłącznie liczba pracowników. Mała firma może mieć skomplikowane procesy sprzedażowe, magazynowe lub produkcyjne. Z kolei większa organizacja o bardzo prostym modelu działania może mieć inne potrzeby. Ważniejszym pytaniem jest: czy obecny sposób zarządzania danymi i procesami ogranicza działalność firmy? Jeżeli pracownicy regularnie przepisują te same informacje, dane są rozproszone, trudno przygotować wiarygodne raporty albo obsługa rosnącej liczby zamówień wymaga coraz więcej pracy ręcznej, warto przeanalizować zmianę systemu.

Po czym poznać, że firma może potrzebować ERP?

Do częstych sygnałów należą:

• nadmierna liczba arkuszy Excel,
• wielokrotne przepisywanie tych samych danych,
• brak jednego źródła aktualnych informacji,
• problemy z kontrolą stanów magazynowych,
• trudności z raportowaniem,
• rosnąca liczba ręcznych czynności,
• problemy z komunikacją pomiędzy działami,
• brak możliwości łatwego prześledzenia procesu od początku do końca.

ERP nie powinien być jednak wdrażany tylko dlatego, że firma „urosła”. Najpierw trzeba określić problem, a dopiero potem sprawdzić, czy system ERP jest właściwym rozwiązaniem.

Czy trzeba zmienić procesy przed wdrożeniem ERP?

Często tak. Jeżeli proces jest nieefektywny, jego automatyzacja może jedynie sprawić, że nieefektywny proces będzie wykonywany szybciej. Dlatego analiza przedwdrożeniowa powinna wskazać:

• zbędne czynności,
• powtarzające się operacje,
• niejasny podział odpowiedzialności,
• miejsca powstawania błędów,
• dane wprowadzane wielokrotnie.

Dopiero po uporządkowaniu procesu warto przenosić go do systemu.

ERP w chmurze czy na własnej infrastrukturze?

To zależy od konkretnego rozwiązania oraz wymagań przedsiębiorstwa. Przy wyborze należy uwzględnić m.in.:

• sposób dostępu,
• wymagania infrastrukturalne,
• bezpieczeństwo,
• integracje,
• model kosztowy,
• sposób utrzymania,
• możliwości rozwoju.

Nie należy zakładać, że jeden model jest automatycznie najlepszy dla każdej organizacji. Jeżeli wdrożenie wymaga również zmian w infrastrukturze przedsiębiorstwa, pomocne może być szersze wsparcie informatyczne dla firm.

Co daje wdrożenie systemu ERP?

Wdrożenie systemów ERP – od czego zacząć?

Pierwszym krokiem nie powinno być oglądanie prezentacji kilkunastu programów. Najpierw warto odpowiedzieć na pytania:

1. Jakie procesy chcemy usprawnić?
2. Gdzie obecnie tracimy najwięcej czasu?
3. Jakie dane są przepisywane ręcznie?
4. Które systemy muszą pozostać?
5. Jakich integracji potrzebujemy?
6. Ilu użytkowników będzie korzystać z ERP?
7. Jakie informacje musimy przenieść?
8. Jak będziemy mierzyć efekt wdrożenia?

Dopiero wtedy można porównywać rozwiązania pod kątem rzeczywistych wymagań. RAWCOM realizuje wdrożenie systemów ERP, a dla przedsiębiorstw działających lokalnie przygotowana została również oferta wdrożenia ERP Warszawa.

FAQ – wdrożenie systemu ERP

Powiązane usługi Rawcom