Wdrożenie systemów ERP Warszawa
Zarządzaj sprawniej swoją firmą z ERP i dołącz do setek zadowolonych klientów.
System ERP (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa ang. Enterprise Resource Planning) to system informatyczny wspierający kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem.
Zaufali nam:
Zalety systemów ERP dla firm:
Obniżenie kosztów pracy
Integracja systemu ERP w firmie to przede wszystkim realnie zaoszczędzone pieniądze na automatyzacji niektórych mechanicznych, powtarzających się czynności w wyniku precyzyjnego planowania produkcji.
Oszczędność czasu
Czas potrzebny na realizację zamówień, kompletacje magazynowe, przygotowanie raportów, ewidencje dokumentów skraca się z 25% do nawet 90%
Poprawa i kontrola jakości obsługi klienta
Dzięki gromadzeniu i łatwemu wyszukiwaniu danych, system ERP znacząco ułatwia komunikację z klientem, przyspiesza jego obsługę oraz skraca czas obsługi serwisowej i realizacji zamówień.
Wdrożenia ERP Warszawa – dobór, konfiguracja i uruchomienie systemu
Rawcom realizuje wdrożenia ERP w Warszawie, obejmujące analizę potrzeb przedsiębiorstwa, przygotowanie środowiska, konfigurację systemu, migrację danych oraz uruchomienie rozwiązania na stanowiskach użytkowników.
Wdrożenie ERP nie powinno zaczynać się od instalacji programu. Najpierw należy ustalić, jak firma pracuje, które procesy ma obsługiwać system i jakie dane trzeba do niego przenieść. Zakres projektu zależy od potrzeb przedsiębiorstwa, wybranego rozwiązania oraz możliwości technicznych wykorzystywanego środowiska.
Kiedy firma potrzebuje systemu ERP?
Wdrożenie ma uzasadnienie wtedy, gdy można wskazać konkretny proces, który obecny sposób pracy zaczyna ograniczać. Najczęściej problem pojawia się wraz ze wzrostem liczby zamówień, dokumentów, użytkowników albo narzędzi wykorzystywanych do obsługi powiązanych działań.
Dane w wielu miejscach
Te same informacje są przechowywane w kilku programach, plikach i arkuszach.
Ręczne operacje
Pracownicy wielokrotnie przepisują dane dotyczące klientów, zamówień i dokumentów.
Brak spójnego obrazu
Trudno szybko sprawdzić sprzedaż, stany magazynowe, dokumenty lub bieżące wyniki.
Problemy ze skalowaniem
Wzrost liczby operacji powoduje proporcjonalny wzrost pracy administracyjnej i błędów.
Co może obejmować wdrożenie systemu ERP?
System może wspierać sprzedaż, zakupy, magazyn, zamówienia, fakturowanie, bazę kontrahentów, dokumenty, finanse, raportowanie lub wybrane procesy kadrowe. Nie oznacza to, że wszystkie moduły powinny zostać uruchomione od razu.
Analiza przedwdrożeniowa
Rozpoznanie procesów, użytkowników, danych, problemów i systemów wykorzystywanych przez firmę.
Przygotowanie środowiska
Weryfikacja stanowisk, serwera lub chmury, sieci i pozostałych elementów potrzebnych do pracy systemu.
Konfiguracja ERP
Ustawienie systemu, modułów, dokumentów, parametrów i uprawnień zgodnie z uzgodnionym zakresem.
Migracja danych
Przeniesienie ustalonych kartotek, kontrahentów, produktów, stanów lub innych potrzebnych informacji.
Integracje
Połączenie ERP z wybranymi systemami, jeżeli pozwalają na to ich możliwości techniczne.
Testy i uruchomienie
Sprawdzenie rzeczywistych scenariuszy pracy oraz rozpoczęcie korzystania z systemu przez użytkowników.
ERP dla firmy handlowej i usługowej
Firma handlowa
Najważniejsze mogą być procesy: zamówienie → sprzedaż → magazyn → dokument → rozliczenie. System powinien ograniczać wielokrotne wykonywanie tych samych operacji.
Firma usługowa
Znaczenie mogą mieć baza klientów, zlecenia, dokumentacja, fakturowanie, rozliczenia, raportowanie i powiązanie sprzedaży z realizacją usługi.
ERP dla małej firmy
Rozwiązanie ma sens, jeżeli porządkuje konkretny proces i jest proporcjonalne do skali organizacji. Samo wdrożenie rozbudowanego programu nie jest celem.
Wdrożenie ERP w praktyce
Wdrożenie systemu ERP warto rozpocząć od analizy rzeczywistego sposobu pracy firmy, a nie od wyboru programu lub uruchomienia wszystkich dostępnych modułów. Pierwszy etap może obejmować wyłącznie najważniejsze obszary, np. sprzedaż, magazyn lub dokumenty. Pozostałe funkcje można uruchamiać później, gdy podstawowe procesy zostały już poprawnie skonfigurowane i przetestowane.
Jak wygląda wdrożenie ERP?
Analiza przedwdrożeniowa
Ustalamy sposób pracy firmy, wykorzystywane programy, dane, użytkowników oraz problemy, które ma rozwiązać system.
Określenie zakresu
Wybieramy procesy, moduły, stanowiska i integracje przewidziane do realizacji w danym etapie.
Przygotowanie środowiska
Sprawdzamy infrastrukturę i przygotowujemy warunki techniczne do działania rozwiązania.
Konfiguracja i migracja
Konfigurujemy system oraz przenosimy uzgodnione dane po wcześniejszej ocenie ich jakości.
Testy i szkolenie
Sprawdzamy pełne scenariusze pracy i przekazujemy użytkownikom wiedzę potrzebną w ich rolach.
Uruchomienie i wsparcie
Rozpoczynamy pracę produkcyjną oraz obsługujemy pytania i korekty ujawnione po uruchomieniu.
Co przygotować przed rozmową o ERP?
Więcej o planowaniu wdrożenia ERP
Czytaj więcej o migracji, integracjach, infrastrukturze i bezpieczeństwie
Analiza przedwdrożeniowa ERP
Analiza powinna obejmować rzeczywisty przebieg zamówienia, sposób wprowadzania danych, fakturowanie, gospodarkę magazynową, raportowanie, liczbę użytkowników oraz ich uprawnienia. Lista funkcji programu nie zastępuje poznania codziennej pracy firmy.
Migracja danych do ERP
Przeniesieniu mogą podlegać kontrahenci, produkty, kartoteki, stany magazynowe, dokumenty, cenniki lub wybrane dane historyczne. Nie zawsze warto migrować wszystko. Trzeba ustalić, co jest potrzebne operacyjnie, co musi zostać zachowane, a co może pozostać w archiwum.
Jakość danych przed migracją
ERP nie naprawi automatycznie duplikatów kontrahentów, nieaktualnych rekordów ani błędnych kartotek. Część danych warto uporządkować przed migracją, aby nowy system nie rozpoczął pracy z problemami odziedziczonymi po poprzednim środowisku.
Integracja ERP z innymi systemami
Firma może korzystać ze sklepu internetowego, CRM, programu księgowego, platform sprzedażowych, systemów kurierskich, bankowości i narzędzi raportowych. Przed wdrożeniem należy ustalić, jakie dane mają przepływać pomiędzy tymi rozwiązaniami oraz w którym kierunku.
ERP a automatyzacja procesów
Samo wdrożenie ERP nie oznacza jeszcze pełnej automatyzacji. Warto wskazać czynności wykonywane regularnie według powtarzalnego schematu. Rawcom realizuje również automatyzację procesów sprzedażowych, dlatego projekt może uwzględniać ograniczenie uzgodnionych operacji ręcznych.
ERP i KSeF
Jeżeli system ma obsługiwać fakturowanie, należy zweryfikować możliwości konkretnego rozwiązania w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur. Znaczenie ma cały obieg: utworzenie dokumentu, weryfikacja, wysłanie, odebranie statusu i dalsza obsługa.
ERP a infrastruktura IT
Stabilność systemu zależy także od serwera lub chmury, komputerów użytkowników, sieci, dostępu zdalnego, backupu i zabezpieczeń. Jeżeli projekt wymaga zmian infrastrukturalnych, zakres może uwzględniać sieci komputerowe i okablowanie.
ERP lokalnie czy w chmurze?
Model lokalny może wymagać własnego serwera, backupu, aktualizacji i administracji. W rozwiązaniu chmurowym część infrastruktury znajduje się poza firmą, ale nadal trzeba zaplanować użytkowników, dostęp, bezpieczeństwo i integracje. Wybór powinien wynikać z wymagań przedsiębiorstwa.
Backup systemu ERP
Trzeba ustalić, co jest kopiowane, jak często, gdzie przechowywane są kopie, kto je kontroluje i jak wygląda odtworzenie. Sama obecność kopii nie wystarcza — musi istnieć realna możliwość odzyskania potrzebnych danych.
Uprawnienia użytkowników
Dostęp powinien wynikać z obowiązków pracownika. Handlowiec, magazynier, księgowość i administrator potrzebują innych funkcji oraz zakresów danych. Nie każdy użytkownik powinien mieć możliwość przeglądania i modyfikowania wszystkich informacji.
Testy przed uruchomieniem
Należy sprawdzać całe procesy, a nie pojedyncze funkcje. Przykładowy scenariusz może obejmować utworzenie zamówienia, obsługę magazynową, wygenerowanie dokumentu i przekazanie danych do księgowości.
Szkolenie użytkowników
Szkolenie powinno odpowiadać roli użytkownika. Pracownik magazynu nie potrzebuje pełnej prezentacji konfiguracji księgowej, natomiast powinien dobrze poznać funkcje wykorzystywane podczas codziennej pracy.
Wdrożenie bez zatrzymania firmy
Ryzyko ograniczają harmonogram, przygotowanie danych, testy, szkolenie i precyzyjne określenie momentu przejścia. Nie należy wyłączać poprzedniego rozwiązania, zanim podstawowe procesy nie zostaną sprawdzone w nowym systemie.
Najczęstsze błędy przy wdrożeniu ERP
Do typowych problemów należą: brak jasno określonego celu, zbyt szeroki pierwszy etap, migracja nieuporządkowanych danych, pominięcie użytkowników, brak testów i brak planu wsparcia po uruchomieniu.
Czy trzeba wymienić dotychczasowy system?
Nie zawsze. Problem może wynikać z konfiguracji albo niewykorzystywania dostępnych funkcji. Przed migracją należy oddzielić ograniczenia programu od błędów procesu wewnętrznego i uzasadnić zmianę konkretną korzyścią operacyjną.
Ile trwa i kosztuje wdrożenie ERP w Warszawie?
Czas wdrożenia
Zależy od liczby użytkowników, procesów i modułów, zakresu migracji, integracji, infrastruktury oraz poziomu indywidualnej konfiguracji.
Koszt projektu
Wpływają na niego licencje, konfiguracja, moduły, migracja danych, integracje, przygotowanie środowiska, szkolenie i wsparcie po uruchomieniu.
Aktualne informacje
Sama cena licencji nie pokazuje całkowitego kosztu projektu. Dostępne stawki usług należy sprawdzać w aktualnym cenniku Rawcom.
Sprawdź cennikPowiązane usługi Rawcom
FAQ – wdrożenia ERP Warszawa
Co to jest system ERP?
ERP to system pozwalający obsługiwać i łączyć różne procesy przedsiębiorstwa, np. sprzedaż, magazyn, zakupy, dokumenty lub finanse.
Czy ERP jest tylko dla dużych firm?
Nie. Mniejsza firma również może skorzystać z ERP, jeżeli rozwiązanie porządkuje konkretny proces lub ogranicza pracę ręczną.
Czy można przenieść dane ze starego programu?
W wielu przypadkach tak. Zakres migracji zależy jednak od formatu, jakości i struktury danych źródłowych.
Czy trzeba przenosić całą historię?
Nie zawsze. Warto ustalić, które informacje są potrzebne do bieżącej pracy, które muszą zostać zachowane, a które mogą pozostać w archiwum.
Czy ERP można zintegrować ze sklepem internetowym?
Zależy to od konkretnego systemu ERP, platformy sklepowej i dostępnych mechanizmów wymiany danych.
Czy system ERP może działać w chmurze?
Tak. Dostępne są rozwiązania chmurowe i systemy działające na lokalnej infrastrukturze. Wybór powinien wynikać z potrzeb przedsiębiorstwa.
Czy wdrożenie ERP wymaga nowego serwera?
Nie zawsze. Zależy to od architektury rozwiązania, liczby użytkowników, wymagań systemu i stanu obecnej infrastruktury.
Czy przed wdrożeniem potrzebna jest analiza?
Tak. Analiza pozwala określić procesy, zakres, migrację, integracje, infrastrukturę i sposób konfiguracji systemu.
Czy ERP może automatyzować procesy?
Tak, jeżeli automatyzacja wynika z konkretnego, powtarzalnego procesu i jest możliwa technicznie w wybranym środowisku.
Co dzieje się po uruchomieniu ERP?
W pierwszym okresie pojawiają się pytania użytkowników oraz potrzeba korekty uprawnień, raportów lub ustawień. Zakres wsparcia po wdrożeniu powinien zostać wcześniej ustalony.
Planujesz wdrożenie ERP w firmie?
Opisz obecny sposób pracy, wykorzystywane programy, liczbę użytkowników oraz procesy, które wymagają uporządkowania. Na tej podstawie można określić zakres analizy i kolejny etap projektu.