Dobry system sprzedażowo-magazynowy powinien usprawniać codzienną pracę, ograniczać liczbę pomyłek i zapewniać dostęp do aktualnych stanów magazynowych, cen, rozrachunków oraz dokumentów. Sam zakup programu nie wystarcza — znaczenie mają analiza potrzeb, konfiguracja, migracja danych, KSeF, szkolenie użytkowników, backup i późniejsza obsługa serwisowa.
WAPRO Mag, Subiekt GT i Subiekt nexo mogą obsługiwać sprzedaż, magazyn i fakturowanie w małej lub średniej firmie. Wybór systemu powinien zależeć od procesów przedsiębiorstwa, liczby stanowisk, używanej księgowości, integracji, wymaganego poziomu automatyzacji oraz planów rozwoju.
Program powinien być dopasowany do sposobu działania firmy, a nie odwrotnie. Innych funkcji potrzebuje niewielki punkt handlowy z jednym magazynem, innych hurtownia obsługująca wiele cenników i zamówień, a jeszcze innych przedsiębiorstwo prowadzące sprzedaż internetową, mobilną lub w kilku lokalizacjach.
Czym jest system sprzedażowo-magazynowy?
System sprzedażowo-magazynowy łączy informacje o towarach, kontrahentach, cenach, zakupach, sprzedaży, stanach magazynowych i rozrachunkach. Pozwala wystawiać dokumenty, kontrolować przepływ towarów oraz przekazywać dane do księgowości.
Sprzedaż i fakturowanie
Faktury, paragony, zamówienia, zaliczki, korekty, dokumenty kasowe oraz obsługa KSeF zgodnie z możliwościami wybranego programu.
Magazyn
Przyjęcia i wydania, przesunięcia, rezerwacje, inwentaryzacja, partie, dostawy oraz kontrola aktualnych stanów.
Kontrahenci i ceny
Kartoteki klientów i dostawców, indywidualne cenniki, rabaty, terminy płatności, limity kredytowe i historia współpracy.
Raporty i kontrola
Analiza sprzedaży, marży, rotacji towarów, należności, zobowiązań oraz pracy użytkowników.
Współpraca z księgowością
Przekazywanie dokumentów do programu księgowego albo biura rachunkowego według ustalonego obiegu.
Integracje
Możliwość połączenia ze sklepem internetowym, Allegro, terminalami, drukarkami fiskalnymi, kolektorami i rozwiązaniami branżowymi.
WAPRO Mag, Subiekt GT czy Subiekt nexo?
Każdy z tych systemów może być dobrym wyborem, ale reprezentuje nieco inne środowisko i sposób rozwoju. Przed zakupem warto przeanalizować nie tylko listę funkcji, lecz także istniejące dane, program księgowy, wymagane integracje oraz przyzwyczajenia pracowników.
WAPRO Mag
Rozbudowany program handlowo-magazynowy dla małych i średnich firm, będący częścią środowiska WAPRO ERP.
- sprzedaż i gospodarka magazynowa,
- obsługa wielu stanowisk i magazynów,
- współpraca z WAPRO Fakir i WAPRO Kaper,
- rozwiązania mobilne i warianty chmurowe,
- obsługa KSeF w aktualnych wersjach.
Subiekt GT
Dojrzały i popularny system sprzedażowo-magazynowy z rodziny InsERT GT, często używany w małych i średnich przedsiębiorstwach.
- sprzedaż, zakupy i magazyn,
- czytelne kartoteki i dokumenty,
- współpraca z Rachmistrzem GT i Rewizorem GT,
- baza Microsoft SQL Server,
- obsługa KSeF i rozbudowany ekosystem dodatków.
Subiekt nexo / nexo PRO
Nowsza linia InsERT oferująca rozwinięte możliwości konfiguracji i automatyzacji, szczególnie w wariancie PRO.
- nowoczesny interfejs i elastyczna konfiguracja,
- obsługa sprzedaży i magazynów,
- szersze możliwości automatyzacji,
- współpraca z programami księgowymi nexo,
- obsługa KSeF w aktualnych wersjach.
Nie ma jednego programu najlepszego dla każdej firmy. Jeżeli przedsiębiorstwo posiada działającą bazę WAPRO lub InsERT, koszt i ryzyko migracji mogą być ważniejsze niż różnice widoczne w katalogu funkcji.
Porównanie najważniejszych obszarów
Nie wiesz, który system wybrać?
Opisz liczbę stanowisk, magazynów, używaną księgowość, rodzaje dokumentów i wymagane integracje. Rawcom pomoże dobrać rozwiązanie do rzeczywistego sposobu pracy firmy.
Jak wygląda profesjonalne wdrożenie systemu ERP?
Analiza procesów
Ustalamy, jak firma sprzedaje, przyjmuje towary, prowadzi magazyny, rozlicza płatności, obsługuje zwroty i przekazuje dane do księgowości.
Dobór programu i licencji
Określamy właściwą linię, wariant, liczbę stanowisk, moduły dodatkowe oraz wymagania sprzętowe i serwerowe.
Przygotowanie infrastruktury
Instalujemy lub weryfikujemy serwer SQL, komputery, sieć, dostęp zdalny, drukarki i urządzenia współpracujące.
Migracja albo założenie bazy
Tworzymy nowy podmiot lub przenosimy uzgodniony zakres kartotek, kontrahentów, towarów, stanów i dokumentów.
Konfiguracja procesów
Ustawiamy numerację, magazyny, użytkowników, uprawnienia, cenniki, wydruki, płatności, KSeF i wymianę z księgowością.
Testy i szkolenie
Sprawdzamy pełny obieg dokumentów i przygotowujemy użytkowników do codziennej pracy oraz zgłaszania problemów.
Uruchomienie i opieka
Pomagamy przy starcie produkcyjnym, usuwamy błędy i rozwijamy konfigurację wraz ze zmianami w firmie.
Jakie informacje są potrzebne przed wdrożeniem?
Migracja danych ze starego programu
Migracja może obejmować kartoteki towarów, kontrahentów, ceny, stany magazynowe, nierozliczone należności oraz wybrane dokumenty. Nie zawsze możliwe lub opłacalne jest przeniesienie całej historii w identycznej postaci.
Przed rozpoczęciem trzeba ocenić jakość danych, duplikaty, nieaktywne kartoteki, zgodność jednostek miary, stawki VAT i powiązania dokumentów. Zakres migracji powinien zostać zapisany przed wykonaniem prac, a stara baza zachowana w bezpiecznym archiwum.
Przeniesienie programu na nowy komputer lub serwer
Rawcom może wykonać kopię bazy, przygotować nowe środowisko, zainstalować program, odtworzyć dane, skonfigurować stanowiska i sprawdzić wydruki oraz urządzenia zewnętrzne. Przeniesienie warto zaplanować poza godzinami największej sprzedaży.
KSeF w programie sprzedażowym
Aktualne wersje WAPRO Mag, Subiekta GT i Subiekta nexo zapewniają rozwiązania związane z KSeF. Samo posiadanie programu nie oznacza jednak gotowości środowiska. Konieczne mogą być aktualizacja, aktywna licencja lub abonament, konfiguracja podmiotu, nadanie uprawnień i przygotowanie certyfikatu.
Przed pracą produkcyjną trzeba sprawdzić wysyłkę faktury, odbiór statusu, pobieranie dokumentów zakupowych, korekty, wizualizacje i procedurę działania podczas niedostępności systemu. Więcej informacji znajduje się w poradniku: KSeF dla małych firm – obowiązek i wdrożenie.
Backup bazy WAPRO lub Subiekta
Baza programu może zawierać wieloletnią historię sprzedaży, stany magazynowe, rozrachunki, dane klientów i ustawienia niezbędne do działania firmy. Jej utrata albo uszkodzenie może zatrzymać sprzedaż i dostęp do dokumentów.
Automatyczna kopia
Backup powinien wykonywać się regularnie bez uzależnienia od pamięci pracownika zamykającego program.
Druga lokalizacja
Kopia przechowywana wyłącznie na tym samym komputerze lub serwerze nie chroni przed awarią, kradzieżą ani ransomware.
Monitoring
Sam komunikat o uruchomieniu zadania nie potwierdza, że kopia powstała i zawiera prawidłowe dane.
Test odtworzenia
Okresowa próba pozwala sprawdzić, czy baza może zostać odtworzona i uruchomiona na przygotowanym środowisku.
Zobacz również: zasada backupu 3-2-1 i ochrona danych firmowych.
Program działa wolno, zgłasza błędy albo wymaga przeniesienia?
Podaj nazwę i wersję programu, liczbę stanowisk, system operacyjny, komunikat błędu oraz informację, gdzie znajduje się baza. Ułatwi to przygotowanie właściwego zakresu pomocy.
Co obejmuje obsługa serwisowa systemu?
Aktualizacje programu
Weryfikacja wersji, przygotowanie kopii bezpieczeństwa i instalacja aktualizacji na serwerze oraz stanowiskach.
Obsługa użytkowników
Pomoc przy dokumentach, konfiguracji, wydrukach, uprawnieniach i typowych problemach podczas codziennej pracy.
Administracja bazą
Kontrola środowiska SQL, miejsca na dysku, kopii zapasowych oraz podstawowa diagnostyka błędów bazy.
Nowe stanowiska
Instalacja programu, podłączenie do bazy, konfiguracja operatora, drukarek i urządzeń współpracujących.
KSeF i księgowość
Pomoc techniczna przy komunikacji, konfiguracji uprawnień oraz wymianie dokumentów z programem księgowym.
Rozwój środowiska
Dodawanie magazynów, cenników, raportów, modułów, integracji i rozwiązań dopasowanych do rozwoju firmy.
Wsparcie techniczne nie zastępuje obsługi księgowej. Rawcom może skonfigurować program i środowisko, natomiast sposób księgowania, moment podatkowy, stawki VAT i kwalifikację dokumentów należy uzgodnić z księgową lub doradcą podatkowym.
Od czego zależy koszt wdrożenia?
Wycena zależy od wybranego programu i wariantu licencji, liczby stanowisk, wielkości oraz jakości danych, zakresu migracji, serwera, urządzeń zewnętrznych, integracji, KSeF, szkolenia i wymaganej opieki po uruchomieniu.
Prosta instalacja jednostanowiskowa różni się od wdrożenia w firmie z kilkoma magazynami, sprzedażą internetową, księgowością, drukarkami fiskalnymi i pracownikami z różnymi uprawnieniami. Dlatego rzetelna wycena wymaga krótkiej analizy środowiska.
Najczęstsze pytania
WAPRO Mag czy Subiekt – który program jest lepszy?
Oba systemy mogą dobrze obsługiwać firmę handlową. Decyzję należy oprzeć na używanej księgowości, wymaganych funkcjach, istniejących danych, integracjach, liczbie użytkowników i planach rozwoju.
Czy można przenieść dane ze starego programu?
Zwykle można przenieść przynajmniej podstawowe kartoteki i stany, ale zakres zależy od programu źródłowego, jakości danych i dostępnych mechanizmów eksportu. Przed migracją potrzebna jest analiza próbki danych.
Czy program może działać na kilku komputerach?
Tak, jeśli wybrany wariant licencji i infrastruktura to umożliwiają. Stanowiska łączą się z odpowiednio przygotowaną bazą, najczęściej działającą na serwerze lub wyznaczonym komputerze.
Czy potrzebny jest osobny serwer?
Nie zawsze. Zależy to od liczby stanowisk, wielkości bazy, intensywności pracy, wymaganej dostępności i innych usług działających w firmie. Przy większym środowisku dedykowany serwer zwykle zwiększa stabilność i bezpieczeństwo.
Czy Rawcom może skonfigurować KSeF?
Tak, w zakresie technicznym: aktualizacja programu, przygotowanie środowiska, konfiguracja połączenia, uprawnień i testów. Kwestie podatkowe należy potwierdzić z księgowością.
Czy można połączyć program ze sklepem internetowym lub Allegro?
W wielu przypadkach tak, ale potrzebny jest właściwy integrator i analiza przepływu zamówień, cen, stanów, płatności oraz dokumentów. Zakres zależy od platformy i używanego wariantu ERP.
Czy wdrożenie obejmuje szkolenie pracowników?
Szkolenie może zostać uwzględnione w zakresie wdrożenia. Powinno dotyczyć rzeczywistych procesów firmy: sprzedaży, zakupów, magazynu, korekt, KSeF i procedury zgłaszania błędów.
Czy można objąć program stałą opieką?
Tak. Obsługa WAPRO lub InsERT może stanowić rozszerzenie stałego abonamentu IT albo być rozliczana według indywidualnie ustalonego zakresu.
Powiązane usługi i poradniki
Wdróż system sprzedażowo-magazynowy dopasowany do firmy
Prześlij nazwę obecnego programu, liczbę stanowisk i magazynów, używaną księgowość, urządzenia oraz oczekiwane integracje. Na tej podstawie Rawcom określi możliwy zakres wdrożenia lub serwisu.
Partnerzy i pozostałe kompetencje Rawcom
Rawcom jest partnerem WAPRO i działa w oficjalnej sieci sprzedaży InsERT. Firma zapewnia również stałą obsługę informatyczną, administrację Microsoft 365, backup, opiekę nad serwerami oraz ochronę stacji roboczych. Rawcom jest dystrybutorem oprogramowania Microsoft i oficjalnym partnerem ESET w sieci DAGMA Bezpieczeństwo IT.