Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur w polskich firmach. Obowiązek został wprowadzony etapami: od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorstw, których sprzedaż z VAT w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników. Do końca 2026 roku obowiązuje ułatwienie dla najmniejszych firm – faktury można wystawiać poza KSeF, jeżeli ich łączna wartość z VAT w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.
Dla małej firmy wdrożenie KSeF nie sprowadza się do uruchomienia nowej funkcji w programie. Trzeba sprawdzić wersję oprogramowania, bazę danych, uprawnienia pracowników, sposób uwierzytelniania, procedurę wystawiania faktur w trybie awaryjnym oraz kopie zapasowe. Szczególnego przygotowania wymagają firmy korzystające z programów InsERT, takich jak Subiekt GT i Subiekt nexo PRO, a także z systemu WAPRO Mag.
InsERT, Subiekt i WAPRO – od czego zacząć?
Pierwszym krokiem jest ustalenie, z jakiej wersji programu korzysta firma i czy jest ona przygotowana do komunikacji z KSeF. W przypadku InsERT należy zweryfikować między innymi Subiekt GT lub Subiekt nexo PRO, używane dodatki, integracje, parametry wystawiania dokumentów oraz aktualność bazy danych. W WAPRO Mag konieczne jest sprawdzenie wersji systemu, konfiguracji firmy, kartotek kontrahentów, schematów dokumentów i połączeń z pozostałymi modułami.
Przed rozpoczęciem pracy warto wykonać test na kilku dokumentach: fakturze sprzedaży, korekcie, zaliczce i fakturze dla kontrahenta zagranicznego. Pozwala to wychwycić brakujące dane, błędne oznaczenia i problemy z uprawnieniami, zanim zakłócą bieżącą sprzedaż.
Rawcom realizuje wdrożenia systemów ERP obejmujące rozwiązania InsERT i WAPRO. Zakres prac może uwzględniać analizę obecnego środowiska, aktualizację programu, konfigurację bazy, migrację danych, przygotowanie stanowisk, nadanie dostępów oraz przeszkolenie użytkowników.
Praktyczna lista przygotowań do KSeF
Przed wdrożeniem należy:
- sprawdzić aktualną wersję Subiekta lub WAPRO Mag,
- uporządkować dane firmy i kontrahentów,
- ustalić, kto wystawia, zatwierdza i pobiera faktury,
- nadać pracownikom tylko niezbędne uprawnienia,
- przetestować faktury, korekty i dokumenty zaliczkowe,
- ustalić procedurę działania podczas awarii programu, internetu lub KSeF,
- wykonać kopię bazy danych i sprawdzić możliwość jej odtworzenia,
- przeszkolić osoby odpowiedzialne za sprzedaż i księgowość.
Takie przygotowanie ogranicza ryzyko odrzucenia dokumentu, pomyłek w danych oraz przestojów w fakturowaniu.
KSeF nie zastępuje backupu programu
Faktury przechowywane w KSeF nie są pełną kopią środowiska firmy. System nie zabezpiecza lokalnej bazy Subiekta lub WAPRO, kartotek produktów, stanów magazynowych, ustawień użytkowników, dokumentów wewnętrznych ani danych zapisanych w dodatkowych modułach. Awaria dysku, błąd aktualizacji lub atak ransomware nadal może zatrzymać pracę przedsiębiorstwa.
Dlatego przed wdrożeniem należy przygotować automatyczne kopie bazy danych i regularnie testować ich odtwarzanie. W ramach obsługi informatycznej firm Rawcom może objąć opieką serwery, komputery, Microsoft 365, sieć LAN i Wi-Fi, backup oraz bieżący helpdesk. Dzięki temu problemy związane z KSeF są analizowane w kontekście całego środowiska IT, a nie tylko jednego programu.
Co zrobić, gdy obecny komputer lub serwer jest za słaby?
Starszy sprzęt może wydłużać uruchamianie programu, generowanie dokumentów i wykonywanie kopii bazy. Przed aktualizacją InsERT lub WAPRO warto sprawdzić stan dysków, ilość pamięci RAM, system operacyjny, wydajność serwera i stabilność sieci.
Nie zawsze konieczna jest wymiana całej infrastruktury. Czasem wystarczy dysk SSD, rozbudowa pamięci, uporządkowanie bazy lub poprawa konfiguracji sieciowej.
Najczęstsze pytania o KSeF
Czy trzeba zmienić Subiekta lub WAPRO na inny program?
Nie zawsze. Najpierw należy sprawdzić używaną wersję, dostępne aktualizacje i możliwość obsługi KSeF. W wielu przypadkach wystarczy aktualizacja, konfiguracja oraz uporządkowanie bazy i uprawnień.
Czy pracownicy powinni korzystać z jednego wspólnego dostępu?
Nie. Każda osoba powinna otrzymać zakres uprawnień dopasowany do swoich obowiązków. Ułatwia to kontrolę operacji i ogranicza ryzyko nieautoryzowanych zmian.
Czy KSeF rozwiązuje problem archiwizacji danych?
Nie. KSeF dotyczy faktur ustrukturyzowanych, ale nie zastępuje kopii bazy ERP, kartotek, ustawień programu ani pozostałych danych firmowych.
Czy wdrożenie można przeprowadzić bez zatrzymywania sprzedaży?
Tak, jeżeli wcześniej wykonane zostaną testy, backup i plan przejścia. Wdrożenie najlepiej realizować poza godzinami największego obciążenia oraz z dostępem do wsparcia technicznego.
Przygotuj firmę do KSeF bez przestojów
Rawcom pomaga firmom korzystającym z InsERT, Subiekt GT, Subiekt nexo PRO i WAPRO Mag przygotować oprogramowanie oraz infrastrukturę do pracy z KSeF. Zespół może zweryfikować środowisko, wskazać konieczne aktualizacje, skonfigurować dostęp, zabezpieczyć bazę i objąć użytkowników pomocą techniczną.
Skontaktuj się z Rawcom i opisz, z jakiego programu korzystasz, ilu pracowników wystawia faktury oraz gdzie znajduje się baza danych. Na tej podstawie możliwe będzie określenie realnego zakresu prac i przygotowanie wdrożenia dopasowanego do firmy.