Mała firma potrzebuje sprawnych komputerów, bezpiecznej sieci, aktualnego oprogramowania i szybkiej reakcji na awarie. Czy bardziej opłaca się zatrudnić informatyka na etat, czy powierzyć obsługę zewnętrznemu zespołowi? Odpowiedź zależy nie tylko od miesięcznej ceny, ale również od liczby zadań, wymaganej dostępności, potrzebnych kompetencji i znaczenia infrastruktury dla działalności firmy.
Etat ma uzasadnienie, gdy firma codziennie potrzebuje specjalisty na miejscu i posiada wystarczającą liczbę zadań. Outsourcing IT zwykle lepiej odpowiada potrzebom przedsiębiorstw, które potrzebują różnych kompetencji, pomocy zdalnej i zastępstwa, ale nie mają pracy wystarczającej do wypełnienia całego etatu.
Decyzji nie należy opierać wyłącznie na porównaniu pensji pracownika z ceną abonamentu. Trzeba uwzględnić dostępność zastępstwa, zakres kompetencji, koszty narzędzi i szkoleń, bezpieczeństwo danych, dokumentację oraz skutki przestoju kluczowych systemów.
Informatyk na etat i outsourcing IT – dwa modele obsługi
Informatyk na etat
Jedna osoba zatrudniona bezpośrednio w firmie i obecna w ustalonych godzinach pracy.
- dobra znajomość pracowników i procesów,
- szybka pomoc przy zadaniach na miejscu,
- stała dostępność w godzinach pracy,
- kompetencje ograniczone do wiedzy jednej osoby,
- konieczność zapewnienia zastępstwa.
Outsourcing IT
Dostęp do zewnętrznego zespołu, który przejmuje uzgodniony zakres odpowiedzialności.
- specjaliści z różnych obszarów IT,
- zdalny helpdesk i wizyty technika,
- większa ciągłość podczas nieobecności,
- zakres dopasowany do potrzeb firmy,
- ustalone zasady reakcji i rozliczeń.
Nie ma jednego najlepszego modelu dla każdej firmy. Etat, outsourcing i model hybrydowy odpowiadają na różne potrzeby. Właściwy wybór zależy od liczby użytkowników, rodzaju infrastruktury, częstotliwości zgłoszeń i oczekiwanej obecności technika.
Ile naprawdę kosztuje informatyk na etacie?
Wynagrodzenie brutto jest tylko częścią kosztu zatrudnienia. Firma ponosi również składki pracodawcy, koszty urlopów i zwolnień, wyposażenia stanowiska, telefonu, komputera, szkoleń, licencji oraz narzędzi administracyjnych.
Jeżeli cała wiedza o hasłach, serwerach, sieci i kopiach zapasowych pozostaje u jednej osoby, jej nagła nieobecność może utrudnić szybkie usunięcie awarii. Dlatego również przy własnym informatyku potrzebne są dokumentacja, bezpieczne przechowywanie dostępów i plan zastępstwa.
Pełny koszt etatu to nie tylko pensja
Przy porównywaniu modeli należy uwzględnić całkowity koszt zatrudnienia, narzędzia, rozwój kompetencji, zastępstwo i ryzyko uzależnienia infrastruktury od jednej osoby.
Na czym polega outsourcing IT?
Outsourcing IT oznacza przekazanie całości lub określonej części obsługi informatycznej zewnętrznemu zespołowi. Może obejmować bieżącą pomoc pracownikom, administrację komputerami, serwerami i kontami, opiekę nad siecią, backupem, Microsoft 365 oraz systemami sprzedażowo-magazynowymi.
W ramach obsługi informatycznej firm Rawcom łączy pomoc zdalną z pracami wykonywanymi w siedzibie klienta. Zakres współpracy jest ustalany na podstawie liczby stanowisk, lokalizacji, używanego oprogramowania i znaczenia poszczególnych systemów.
Porównanie etatu i outsourcingu IT
Nie wiesz, który model będzie korzystniejszy?
Podaj liczbę stanowisk, lokalizacji, serwerów i miesięcznych zgłoszeń. Wstępnie ocenimy, czy firma potrzebuje etatu, outsourcingu czy modelu hybrydowego.
Co może obejmować zewnętrzna opieka IT?
Helpdesk dla pracowników
Przyjmowanie i rozwiązywanie problemów z komputerami, pocztą, kontami, programami i urządzeniami.
Komputery i konta
Przygotowywanie stanowisk, konfiguracja użytkowników, uprawnień, zabezpieczeń i oprogramowania.
Microsoft 365
Administracja pocztą, licencjami, OneDrive, Teams, zabezpieczeniami i dostępem użytkowników.
Serwery i sieć
Administracja serwerami, bazami danych, siecią LAN, Wi-Fi, VPN i urządzeniami sieciowymi.
Backup i bezpieczeństwo
Kontrola kopii zapasowych, testy odtwarzania, aktualizacje i ograniczanie ryzyka utraty danych.
InsERT i WAPRO
Wsparcie stanowisk, baz danych, aktualizacji oraz problemów użytkowników systemów ERP.
Dokumentacja
Porządkowanie informacji o urządzeniach, usługach, konfiguracjach i dostępach administracyjnych.
Projekty i wdrożenia
Migracje, modernizacje, przebudowa sieci i inne prace wymagające osobnego planu.
Uporządkowany helpdesk IT
Jednym z podstawowych elementów outsourcingu jest helpdesk IT dla firm. Pozwala rejestrować zgłoszenia, ustalać priorytety, udzielać pomocy zdalnej i kierować bardziej złożone problemy do właściwych specjalistów.
Ile kosztuje outsourcing IT?
Cena zależy od liczby użytkowników, komputerów, lokalizacji, serwerów, używanych systemów, liczby godzin, wymaganego czasu reakcji i zakresu odpowiedzialności.
Od 999 zł brutto
Do 3 godzin pracy miesięcznie, pomoc zdalna i telefoniczna oraz czas reakcji do 8 godzin roboczych.
Od 1 690 zł brutto
Do 5 godzin pracy miesięcznie, bieżąca opieka nad stanowiskami i możliwość rozszerzenia o serwer lub backup.
Od 2 900 zł brutto
Do 10 godzin pracy miesięcznie i możliwość rozszerzenia opieki o serwery, system ERP i inne elementy infrastruktury.
Abonament nie oznacza nielimitowanej obsługi. Każdy pakiet zawiera określoną liczbę godzin. Serwery, backup, Microsoft 365, sieć i systemy ERP mogą być rozliczane jako dodatkowe elementy opieki.
Pełny cennik, rozszerzenia i przykładowe koszty znajdziesz w poradniku: Stała obsługa informatyczna firm – zakres, pakiety i ceny.
Wsparcie InsERT, Subiekta i WAPRO Mag
System sprzedażowo-magazynowy wymaga prawidłowej konfiguracji bazy, uprawnień użytkowników, aktualizacji, kopii zapasowych oraz stabilnego połączenia z serwerem. Awaria takiego środowiska może zatrzymać sprzedaż, wystawianie dokumentów i pracę magazynu.
Rawcom posiada status partnera WAPRO oraz działa w oficjalnej sieci sprzedaży InsERT. Bardziej rozbudowane prace realizujemy w ramach wdrożeń i obsługi systemów ERP.
Microsoft 365 i ochrona ESET
Microsoft 365 i Office
Rawcom jest dystrybutorem oprogramowania Microsoft. Pomagamy dobrać licencje, administrować kontami, pocztą, MFA, OneDrive, SharePoint i Teams.
ESET i DAGMA Bezpieczeństwo IT
Rawcom jest oficjalnym partnerem ESET w sieci DAGMA Bezpieczeństwo IT. Pomagamy dobrać licencje i skonfigurować ochronę firmowych urządzeń.
Backup i bezpieczeństwo danych
Samo uruchomienie automatycznej kopii nie wystarczy. Trzeba kontrolować, czy backup rzeczywiście się wykonuje, obejmuje wszystkie kluczowe zasoby i pozwala skutecznie odtworzyć dane.
Kopie powinny obejmować między innymi bazy Subiekta i WAPRO Mag, dokumenty firmowe, Microsoft 365, konfiguracje serwerów oraz inne zasoby niezbędne do wznowienia pracy.
Szczegółowe informacje: Backup 3-2-1 i Microsoft 365 – jak chronić dane firmy?
Kiedy warto zatrudnić informatyka na etat?
Etat może być najlepszym rozwiązaniem, gdy wiele zadań wymaga fizycznej obecności, a firma posiada wystarczający zakres pracy dla specjalisty przez większość dnia.
Kiedy bardziej opłaca się outsourcing IT?
Czy można połączyć etat z outsourcingiem?
Tak. W modelu hybrydowym wewnętrzny pracownik zajmuje się bieżącą pomocą użytkownikom i zadaniami wymagającymi stałej obecności, natomiast firma zewnętrzna odpowiada za serwery, sieć, backup, bezpieczeństwo albo systemy wymagające specjalistycznych kompetencji.
Zastępstwo dla informatyka
Zewnętrzny zespół zapewnia wsparcie podczas urlopu, choroby lub czasowego zwiększenia liczby zgłoszeń.
Obsługa specjalistycznych systemów
Firma zewnętrzna przejmuje Microsoft 365, serwery, backup, sieć lub systemy ERP, a pracownik obsługuje użytkowników.
Realizacja projektów
Zewnętrzny zespół prowadzi migracje, przebudowę sieci i wdrożenia, których nie opłaca się realizować własnymi zasobami.
Konsultacje i eskalacje
Wewnętrzny informatyk może przekazywać trudniejsze problemy specjalistom z odpowiedniego obszaru.
Jak wybrać właściwy model obsługi?
Przed podjęciem decyzji warto przeanalizować rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa, zamiast porównywać wyłącznie pensję pracownika z ceną abonamentu.
Jak rozpocząć współpracę z firmą zewnętrzną?
Rozpoznanie potrzeb
Ustalamy liczbę pracowników, stanowisk, lokalizacji, serwerów, systemów i miesięcznych zgłoszeń.
Weryfikacja infrastruktury
Sprawdzamy obecny sposób działania środowiska, dostęp administracyjny, backup i kluczowe zależności.
Ustalenie zakresu
Określamy, które elementy obejmuje abonament, a które wymagają osobnej opieki lub wyceny.
Dobór modelu rozliczenia
Wybieramy pakiet, liczbę godzin, zasady wizyt, czas reakcji i sposób rozliczania prac dodatkowych.
Uruchomienie obsługi
Pracownicy otrzymują kanał zgłoszeń, a zespół IT rozpoczyna obsługę według ustalonych zasad.
Potrzebujesz porównania kosztów etatu i outsourcingu?
Opisz wielkość firmy, używane systemy i oczekiwany zakres pomocy. Przygotujemy propozycję modelu odpowiedniego dla Twojej organizacji.
Najczęstsze pytania
Czy outsourcing IT oznacza brak pomocy na miejscu?
Nie. Obsługa może łączyć zdalny helpdesk z wizytami technika. Awarie sprzętowe, instalacje i część prac sieciowych wymagają obecności w siedzibie firmy.
Czy outsourcing jest zawsze tańszy od etatu?
Nie zawsze. Opłacalność zależy od liczby zadań, infrastruktury, zakresu odpowiedzialności i wymaganej dostępności. Outsourcing jest szczególnie korzystny, gdy firma potrzebuje różnych kompetencji, ale nie ma zadań dla pełnego etatu.
Czy mała firma potrzebuje stałej umowy na obsługę IT?
Zależy to od znaczenia infrastruktury. Stała opieka jest szczególnie przydatna, gdy awaria komputerów, serwera, poczty albo systemu sprzedażowego może zatrzymać działalność.
Czy zewnętrzna firma może obsługiwać Subiekta i WAPRO Mag?
Tak, jeżeli używany system zostanie objęty zakresem współpracy. Należy ustalić wersję programu, lokalizację bazy, liczbę stanowisk i sposób wykonywania backupu.
Czy outsourcing IT jest bezpieczny?
Tak, jeśli zasady dostępu, poufności, dokumentowania prac, wykonywania backupu i reagowania na incydenty są jasno określone. Uprawnienia powinny być ograniczone do niezbędnego zakresu.
Czy można połączyć własnego informatyka z firmą zewnętrzną?
Tak. Firma zewnętrzna może uzupełniać kompetencje pracownika, zapewniać zastępstwo, obsługiwać wybrane systemy albo przejmować projekty.
Czy outsourcing obejmuje Microsoft 365?
Może obejmować konta, licencje, pocztę, MFA, OneDrive, SharePoint i Teams. Migracje i duże zmiany mogą wymagać osobnej wyceny.
Czy outsourcing obejmuje backup?
Może obejmować monitoring i obsługę uzgodnionych kopii zapasowych. Zakres, retencja, odpowiedzialność i testy odtwarzania powinny zostać wskazane w ofercie lub umowie.
Czy niewykorzystane godziny przechodzą na kolejny miesiąc?
Zasady wykorzystania godzin powinny zostać określone w konkretnej ofercie lub umowie. Pakiet zapewnia dostępność ustalonego zakresu w danym okresie.
Jak wygląda rozpoczęcie współpracy z Rawcom?
Pierwszym krokiem jest rozpoznanie stanowisk, lokalizacji, serwerów i programów. Następnie ustalane są priorytety, odpowiedzialność, sposób zgłaszania oraz zasady pomocy zdalnej i wizyt.
Powiązane poradniki i usługi
Sprawdź, jaki model obsługi IT będzie korzystniejszy
Podaj liczbę stanowisk, lokalizacje, używane programy, posiadane serwery i najczęstsze problemy. Rawcom przeanalizuje potrzeby firmy i zaproponuje zakres wsparcia dopasowany do rzeczywistego zapotrzebowania.