Mała firma potrzebuje sprawnych komputerów, bezpiecznej sieci, aktualnego oprogramowania i szybkiej reakcji na awarie. Pytanie brzmi: zatrudnić informatyka na etat czy zlecić opiekę zewnętrznemu zespołowi? Odpowiedź zależy od liczby stanowisk, używanych systemów i kosztu przestoju.
W wielu firmach handlowych i usługowych kluczowe znaczenie mają systemy InsERT, takie jak Subiekt GT i Subiekt nexo, a także WAPRO Mag. Gdy program sprzedażowo-magazynowy przestaje działać, firma może stracić dostęp do dokumentów, stanów magazynowych i bieżącej sprzedaży. Dlatego warto porównać nie tylko koszty, ale też dostępność wsparcia i zakres kompetencji.
Ile naprawdę kosztuje informatyk na etacie?
Pensja to tylko część kosztu. Dochodzą składki, urlopy, zwolnienia, wyposażenie stanowiska, szkolenia i narzędzia administracyjne. Etat może być uzasadniony, gdy firma ma rozbudowaną infrastrukturę i potrzebuje stałej obecności specjalisty.
Ryzykiem pozostaje jednak zależność od jednej osoby. Jeśli informatyk jest niedostępny, a pojawi się awaria serwera, problem z bazą Subiekta lub brak dostępu do WAPRO Mag, firma może czekać na pomoc dłużej, niż pozwala na to sprzedaż.
Na czym polega outsourcing IT?
Outsourcing IT oznacza przekazanie obsługi informatycznej zewnętrznemu zespołowi. Firma zyskuje dostęp do specjalistów od serwerów, sieci, bezpieczeństwa, Microsoft 365, backupu, sprzętu i systemów ERP.
W ramach obsługi informatycznej firm Rawcom może przejąć helpdesk, administrację komputerami, konfigurację nowych stanowisk, aktualizacje, monitoring infrastruktury i usuwanie awarii. Zakres współpracy można dopasować do realnych potrzeb firmy.
InsERT, Subiekt i WAPRO Mag – gdzie potrzebne jest wsparcie?
Program sprzedażowo-magazynowy wymaga więcej niż instalacji. Potrzebne są prawidłowa konfiguracja bazy, uprawnienia użytkowników, aktualizacje, backup i połączenie z innymi systemami.
W przypadku InsERT wsparcie może obejmować Subiekt GT i Subiekt nexo, konfigurację stanowisk, przenoszenie baz, aktualizacje oraz rozwiązywanie problemów z wydajnością i dostępem. Przy WAPRO Mag istotne są również ustawienia magazynów, dokumentów, kartotek i współpracy programu z serwerem.
Rawcom realizuje wdrożenia systemów ERP, obejmujące konfigurację środowiska i pomoc użytkownikom. Dzięki temu firma nie zostaje sama z błędem bazy, problemem po aktualizacji lub koniecznością uruchomienia programu na nowym komputerze.
Co obejmuje zewnętrzna opieka IT?
Zakres usługi powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy. Najczęściej obejmuje:
- zdalny helpdesk dla pracowników,
- konfigurację komputerów i kont użytkowników,
- administrację Microsoft 365,
- opiekę nad serwerami i bazami danych,
- wsparcie dla InsERT, Subiekta i WAPRO Mag,
- konfigurację sieci LAN, Wi-Fi i VPN,
- wykonywanie i testowanie kopii zapasowych,
- serwis komputerów oraz urządzeń biurowych.
Taki model sprawdza się w firmach, które nie potrzebują informatyka obecnego przez cały dzień.
Backup i bezpieczeństwo danych
Samo wykonywanie kopii nie wystarczy. Trzeba sprawdzać, czy można je odtworzyć i czy obejmują kluczowe zasoby, w tym bazy Subiekta, WAPRO Mag, pliki firmowe i konfigurację serwera.
Dobrą praktyką jest model 3-2-1: co najmniej trzy kopie danych, na dwóch różnych nośnikach, z czego jedna poza główną lokalizacją firmy. Ogranicza to skutki awarii sprzętu, błędu pracownika lub ataku ransomware.
Rawcom może przygotować schemat backupu, wdrożyć automatyzację i kontrolować poprawność wykonywania kopii.
Kiedy etat, a kiedy outsourcing?
Etatowy informatyk będzie dobrym rozwiązaniem dla firmy z rozbudowaną infrastrukturą, dużą liczbą zgłoszeń i stałą potrzebą pracy na miejscu. Outsourcing sprawdzi się tam, gdzie potrzebny jest szeroki zakres kompetencji, ale liczba zadań nie uzasadnia pełnego etatu.
Przed wyborem warto sprawdzić:
- ile stanowisk i serwerów działa w firmie,
- jakie systemy są kluczowe dla sprzedaży,
- jak długo firma może pracować bez Subiekta lub WAPRO Mag,
- czy kopie zapasowe są regularnie testowane,
- kto reaguje na awarię podczas nieobecności informatyka,
- czy potrzebne jest wsparcie zdalne, wizyty na miejscu, czy oba rozwiązania.
Najczęstsze pytania
Czy outsourcing IT oznacza brak pomocy na miejscu?
Nie. Obsługa może łączyć zdalny helpdesk z wizytami technika. Proste zgłoszenia są rozwiązywane zdalnie, a awarie sprzętowe i prace instalacyjne na miejscu.
Czy zewnętrzna firma może obsługiwać Subiekta i WAPRO Mag?
Tak, jeśli zakres współpracy obejmuje używany system. Warto wcześniej podać wersję programu, liczbę stanowisk, lokalizację bazy i najczęstsze problemy.
Czy outsourcing IT jest bezpieczny?
Tak, jeżeli zasady dostępu, poufności, backupu i reakcji na incydenty są jasno określone. Uprawnienia administratorów powinny być ograniczone do niezbędnego zakresu.
Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?
Pierwszym krokiem jest przegląd komputerów, serwerów, sieci i oprogramowania. Następnie ustalane są priorytety, zakres opieki i sposób zgłaszania problemów.
Sprawdź, który model będzie korzystniejszy
Nie każda mała firma potrzebuje informatyka na pełen etat, ale każda potrzebuje skutecznego wsparcia. Rawcom może przeanalizować infrastrukturę, systemy InsERT, Subiekt i WAPRO Mag oraz wskazać zakres opieki dopasowany do faktycznych potrzeb.
Skontaktuj się z Rawcom i podaj liczbę stanowisk, używane programy oraz najczęstsze problemy techniczne. Na tej podstawie możliwe będzie przygotowanie konkretnej propozycji obsługi IT bez zbędnych usług i kosztów.